LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU IMPORTANCIA PARA LAS ORGANIZACIONES

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Conjunto integrado de procesos desarrollados en un entorno usuario-computador que operan en un conjunto de datos estructurado (B.D.) de una organización recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatibilidad habitual de la organización y las actividades propias de la misma.

CLASIFICACIÓN DE LOS SI

Desde un punto de vista empresarial, los SI pueden clasificarse en:

• Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
• Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
• Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
• Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
• Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
• Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

COMPONENTES DE LOS SI

Hardware: Hardware es la computadora en la que opera el SIG. Actualmente, un SIG corre en un amplio rango de tipos de hardware, desde servers de computadoras centralizados hasta computadoras desktop utilizadas en configuraciones individuales o de red.Un organización requiere de hardware suficientemente específico para cumplir las necesidades de la aplicación. Algunas cosas a considerar incluyen : velocidad, costo, soporte, administración, escalabilidad y seguridad.

Software: El software de SIG provee las funciones y herramientas necesarias para almacenar, analizar y mostrar información geográfica. Los componentes clave del software son:· un sistema de manejo de base de datos (SMBD)· herramientas para el ingreso y manipulación de información geográfica· herramientas de soporte para consultas, análisis y visualización geográficos· una interfase gráfica del usuario (IGU) para fácil acceso a herramientasEn los últimos cinco años, la elección de software no ha sido difícil, dado que quedan unos pocos vendedores principales, y todos los productos son razonablemente fáciles de utilizar y pueden hacer uso de datos estructurados en muchos formatos distintos.

Datos: El componente más importante de un SIG son los datos. Primero y principal...se requiere de buenos datos de base. Lograr esto frecuentemente absorberá el 60-80% del presupuesto de implementación de un SIG. Asimismo, recolectar buenos datos de base es un proceso largo, que frecuentemente demora el desarrollo de productos que pueden utilizarse para justificar la inversión. Un compromiso a un alto nivel es indispensable para llevar la implementación de un SIG a través de esta fase.Los datos geográficos y los datos tabulares relacionados pueden obtenerse por relevamiento propio o adquirirse de un proveedor comercial de datos. La mayoría de los SIG emplean un SMBD para crear y mantener una base de datos para ayudar a organizar y manejar los datos.

Personal: La tecnología de SIG es de valor limitado sin la gente que maneja el sistema y para desarrollar planes para aplicarlo. Frecuentemente subestimado, sin gente, los datos se desactualizan y se manejan equivocadamente. El hardware no se utiliza en todo su potencial y el software se mantiene "misterioso".Los usuarios de SIG varían desde especialistas técnicos, que diseñan y mantienen el sistema, hasta aquellos que lo utilizan para ayudar a realizar sus tareas diarias.

Métodos: Un SIG exitoso opera de acuerdo a un plan bien diseñado y reglas de la actividad, que son los modelos y prácticas operativas únicas a cada organización.

CARATERÍSTICAS DE UN SI EN UNA ORGANIACIÓN

• Aceptado: satisfactorio para los usuarios.
• Documentado: metas y objetivos del sistema.
• Probado: minimizar fallas o desaprobación.
• Coherente: máxima interacción de sus componen.
• Compatible: cada parte se adapta al conjunto.
• Económico: ajustado a los recursos existentes.
• Eficiente: óptima utilización de los recursos.
• Efectivo: que alcance las metas establecidas.
• Rápido desarrollo.
• Factible: económica, operativa y técnicamente.
• Flexible: que permita ajustes.
• Jerarquizado lógicamente.
• Modular: Independiente en sus partes pero integrados.
• Confiable: con errores mínimos en las salidas.
• Visible o manifiesto: comprensible.
• Simple.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Un sistema de Información es importante porque:

• La información es la base del funcionamiento de toda la organización.
• Mientras mejor sea la información en una organización, ésta podrá administrar mejor sus recursos.
  La información es ventaja competitiva.
• Permite tomar decisiones efectivas respecto al devenir de la organización.
• El sistema de información revoluciona el trabajo del personal de campo.
• Permite a los supervisores un mejor control del trabajo bajo su responsabilidad.
• El SIG permite el establecimiento de los indicadores de gestión.

¿Qué abarca un SIG?

Los SIG, tienen una extensión tal que abarcan todos los sistemas que una institución usa para generar la información y que guiara las decisiones de la gerencia; en este sentido, podríamos decir que las actividades principales y de apoyo de la organización sustentadas en la cadena del valor de Michael Porter, son las que sustentan la información necesaria para la gestión de la información en la organización. La importancia de este diagrama, para los fines del SIG, es ver las partes de las que podemos extraer la información y el uso para la mejora del desempeño de la organización

Un SIG, tiene características propias que determinarían su efectividad, estableceremos a continuación tres criterios con características propias:

• Identificación minuciosa de las necesidades de información.
• Establecimiento de los indicadores que señalaran la necesidad de mejora en el sistema de información.
• Cómo deben ser examinados.
• Quienes deben recibir la información.
• Comunicación efectiva entre la gerencia y el personal del área de sistemas.
• Estas partes deben hablar el mismo idioma.
• Establecer un sistema que responda a la necesidad.
• Expectativa realista sobre el uso de la información.
• Los usuarios deben conocer los alcances del sistema.
• Establecimiento de planes de contingencia.
• Capacitación de los usuarios.
  

PASOS PARA ELABORAR UN SI

• Identificar usuarios.
• Establecer objetivos integrales.
• Identificar y depurar información.
• Determinar formularios y procedimientos.
• Revisar todos los formularios y procedimientos existentes.
• Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar y ofrecer la información.
• Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
• Capacitar y supervisar al personal en el uso de los nuevos formularios.
• Optimizar un sistema de información gerencial: ¿Qué preguntar?, ¿Qué observar?, ¿Qué verificar?

BENEFICIOS E IMPACTOS DE LOS ERPs EN LAS ORGANIZACIONES

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.

Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información.

BENEFICIOS E IMPACTOS EN LAS ORGANIZACIONES

Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementación de un ERP, así como los impactos que este tendrá en la

organización. Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios: Aquí algunos de los beneficios que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos:

• Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales.
• Integración entre las funciones de las aplicaciones.
• Reduce los costos de gerencia.
• Incrementa el retorno de inversión.
• Fuente de Infraestructura abierta.

Éstos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un software ERP para su negocio. Como se menciono anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada unos de ellos, para esto es importante poner una versión de prueba antes de que usted decida casarse con uno de ellos. (http://www.chozamsoftware.com/)

La página http://www.cio.com/ en su articulo "The ABCs of ERP" mencionan que hay cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:

• Integración de la información financiera.
• Integración de la información de los pedidos de los clientes.
• Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación.
• Minimiza el inventario.
• Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos).

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS ERPs

Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más comunes e importantes podemos mencionar:

• Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales.
• Integración entre las funciones de las aplicaciones.
• Reduce los costos de gerencia.
• Incrementa el retorno de inversión.
• Fuente de Infraestructura abierta.

De las desventajas podemos mencionar:

• Son muy caros.
• Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
• Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
• Hay pocos expertos en ERPs.
• Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su organización y en base a ello buscar la mejor solución en el mercado.

Videos relacionados con los ERPs:

http://www.youtube.com/watch?v=zBLjZkWL7TE

http://www.youtube.com/watch?v=X1e39FzBXPU&feature=related

http://www.youtube.com/watch?v=ezX7VXBD3rE